La transparencia financiera no se logra por casualidad.
Detrás de cada estado financiero confiable existe un proceso riguroso de verificación, conciliación y control, donde la evidencia habla por sí sola. En ese escenario, las circularizaciones y conciliaciones son protagonistas del trabajo del auditor y garantes de la confianza pública.
En Colombia, estos procedimientos se encuentran regulados por las Normas Internacionales de Auditoría (NIA), adoptadas oficialmente mediante el Decreto 2420 de 2015 y sus actualizaciones. Dichas normas establecen los lineamientos técnicos que orientan la labor del auditor y aseguran la calidad y transparencia de los resultados de auditoría.
Circularización:
La circularización es un medio de verificación directa que permite al auditor obtener evidencia de fuentes externas e independientes. Mediante este procedimiento se envían solicitudes de confirmación a los clientes o terceros de la entidad auditada, con el fin de verificar los saldos de cuentas y/o transacciones registradas durante un periodo determinado.
Este procedimiento puede realizarse de dos maneras:
- Circularización positiva: el tercero debe responder esté o no de acuerdo con el saldo informado.
- Circularización negativa: solo requiere respuesta en caso de desacuerdo.
Por provenir de fuentes externas, la circularización se considera una de las evidencias más confiables dentro del proceso de auditoría.
Pre-cierre de auditoría:
El pre-cierre de auditoría es la fase previa al cierre formal del ejercicio contable, en la que se desarrollan actividades destinadas a validar la consistencia de las cifras y detectar errores o inconsistencias a tiempo.
Entre estas se incluyen:
- Validar que los saldos y obligaciones financieras coincidan con la contabilidad.
- Comprobar la realidad y recuperabilidad de las cuentas por cobrar.
- Identificar pasivos no registrados o errores de corte.
- Evaluar la revelación adecuada de contingencias legales.
- Comprobar la integridad y correcta revelación de operaciones con partes relacionadas.
- Analizar provisiones y deterioros.
- Ejecutar pruebas sustantivas sobre saldos significativos.
Dentro de estas pruebas, la circularización ocupa un papel protagónico, pues corrobora de forma directa la realidad de los saldos registrados en los libros contables, fortaleciendo la confiabilidad de la información financiera.
Conciliación de cifras: precisión y control
Una vez recibidas las respuestas de los clientes o terceros, el auditor realiza la conciliación de cifras, comparando los saldos confirmados con los registrados en la contabilidad.
Cuando existen diferencias, se debe identificar su causa: notas crédito, devoluciones, pagos no registrados o errores contables.
Este proceso no solo garantiza la exactitud de las cifras, sino que también proporciona información valiosa para la gerencia, permitiendo ajustar inconsistencias antes del cierre y fortalecer los controles internos. Además, contribuye a la detección de irregularidades y reducción de riesgos de fraude o errores materiales.
Tres procedimientos, un mismo propósito:
Las circularizaciones, las actividades de pre-cierre y las conciliaciones actúan de forma articulada, permitiendo al auditor obtener certeza razonable y emitir una opinión informada y confiable sobre los estados financieros. Su correcta aplicación asegura la razonabilidad de la información contable, fortalece la credibilidad del auditor, aporta a la confianza pública y al fortalecimiento del sistema financiero y empresarial del país.
En Carrero Asociados ofrecemos servicios legales, contables y de auditoría diseñados para garantizar la transparencia, cumplimiento y confianza de tu organización. Conoce más en www.carreroasociados.com